Retningslinjer for bruk av Ad hoc utvalg i Hasvik kommune

§ 1 Definisjon

Med begrepet ”Ad hoc utvalg” menes et utvalg med avgrenset funksjonstid som skal arbeide med en konkret problemstilling.

§ 2 Oppnevning

Kommunestyret og formannskapet kan oppnevne politiske ad hoc utvalg. Formannskapet kan oppnevne ad hoc utvalg med en begrenset varighet på 3 måneder.

§ 3 Bruk

Politiske ad hoc utvalg kan oppnevnes i forbindelse med:
• Konsekvensvurdering av større kompliserte saker
• Saker som trenger en rask politisk vurdering og avgjørelse

Bruk av politiske ad hoc utvalg skjer i de saker der utredningsansvaret ikke tillegges rådmann.

§ 4 Sammensetning

Politiske ad hoc utvalg består av 3-7 medlemmer, avhengig av sakens art og kompleksitet.
Leder i utvalget skal bestå av kommunestyrerepresentant. Ordfører har møte- og uttalerett i alle ad hoc utvalg.

Øvrige medlemmer kan oppnevnes fra politiske partier, næringslivet, brukergrupper, organisasjoner ut fra kompetanse og interesse for sakens art.

Sekretærfunksjon kan utøves av ett av medlemmene eller av rådmannen eller den han oppnevner. Sekretærfunksjonen avklares i forbindelse med oppnevning av utvalget.

Kommunalt fagpersonell kan oppnevnes som konsultative medlemmer/rådgivere eller referansegrupper for utvalget.

Sammensetning av administrative ad hoc utvalg bestemmes av rådmannen.

§ 5 Mandat

Ved oppnevning av et ad hoc utvalg skal det alltid utformes et klart mandat hvor følgende punkter fremgår:
• Hva går oppdraget ut på
• Tidsramme for arbeidet
• Økonomiske rammer
• Rapporteringer
• Funksjonsfordeling – ( leder, sekreær, konsultative medlemmer, referansegruppe)

§ 6 Rapportering

Ad hoc utvalgene skal ved avslutning utforme skriftlig rapport til oppdragsgiver med konklusjoner i henhold til mandat.
Utvalget skal også skissere opplegg for videre saksgang/framdrift av den aktuelle saken.

I de tilfeller der kommunestyret har oppnevnt utvalget fremlegger utvalget saken for formannskapet som innstiller for kommunestyret. Rapporten oversendes kommunestyrets medlemmer med møteinnkalling, og utvalgets leder gjør rede for saken i kommunestyremøtet.

Det følges tilsvarende prosedyrer i de tilfeller der formannskapet har oppnevnt utvalget, og formannskapet tar stilling til den videre saksgang av den aktuelle saken.
Ordføreren kan, dersom utvalgets leder ikke er medlem av formannskapet, innkalle lederen for å legge fram rapporten i formannskapet.